Mikä on asiakirjajulkisuuskuvaus?
Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (tiedonhallintalaki, 906/2019) tuli voimaan 1.1.2020. Lain mukaan tiedonhallintayksikön on ylläpidettävä kuvausta sen hallinnoimista tietovarannoista ja asiarekistereistä. Kanta-Hämeen sairaanhoitopiiri on määritelty tiedonhallintayksiköksi.
Asiakirjajulkisuuskuvaus on yksi tavoista avustaa kansalaista kohdistamaan tietopyyntönsä. Julkisuuslain mukaan tietopyynnöt viranomaisen asiakirjan sisällöstä on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999), 13 §). Sairaanhoitopiirin velvollisuus on avustaa tiedon pyytäjää asiakirjan yksilöinnissä ja kuvausta voi hyödyntää tämän apuna.
Kuvauksesta ilmenee, miten asiakkaat ja muut asianosaiset voivat tietoja saada. Kuvauksessa kerrotaan myös, missä laajuudessa sairaanhoitopiiri käsittelee tietoja tuottaessaan palveluja tai käsitellessään asioita.
Sairaanhoitopiirin asiarekisteri ja tietovarannot
Sairaanhoitopiiri ylläpitää myös tiedonhallintalain edellyttämää asiarekisteriä. Asiarekisteri on kokonaisuus vireille pannuista asioista, näiden käsittelyvaiheista ja niihin liittyvistä asiakirjoista. Asiarekisteriin kuuluvia tietoja on asianhallintajärjestelmässä ja operatiivisissa tietojärjestelmissä sekä paperiaineistossa.
Fyysiset tietovarannot (arkistot)
- Sairaanhoitopiirin ja sen edeltäjien manuaaliset arkistokokonaisuudet
Loogiset tietovarannot
- Yllämainittujen fyysisten tietovarantojen lisäksi tietoaineistoja on sairaanhoitopiirin tietojärjestelmissä ja sähköisissä palveluissa
- Lisätietoa varannoista löydät alla olevista kokonaisuuksista:
1) Terveydenhuollon tietovaranto
3) Henkilöstöpalveluiden tietovaranto
4) Talouden ja hankintatoimen tietovaranto